Para el desarrollo de las consultorías se utiliza una metodología altamente participativa, mediante la cual el personal de la empresa (cliente) es el dueño del Sistema (calidad, ambiental, GLOBALGAP, OHSAS 18001, SA 8000, etc.), mientras que SGE cumple la función de facilitador de este proceso.

Durante el proceso de asesoría se asume un papel de facilitador. Para lo cual se visitan las organizaciones, que según los datos iniciales, representan las necesidades típicas de la población. Las visitas se realizan tomando en cuenta el plazo establecido para desarrollar la consultoría y el desarrollo normal de la empresa, con el fin de tomar en cuenta las responsabilidades del día a día en dichas empresas.

Paralelo a las visitas, se formará un equipo timón, que junto con el gestor del sistema, realiza las actividades mencionadas en el cronograma tales como; capacitaciones, asignación de tareas y responsabilidades, seguimiento de cumplimiento, definición, implementación y validación de procesos.

En las etapas iniciales se evaluarán los principales problemas que tiene la organización, con el fin de mejorar los procesos para evitar dichos problemas. De esta forma la documentación que se genera como primera versión, ya tendrá mejoras sustanciales en los procesos que se verán reflejados en la gestión y controlados a partir de indicadores generados para el monitoreo efectivo.

Sin embargo, el ritmo de avance, no depende de forma exclusiva de la empresa asesora, ya que es responsabilidad de la organización asegurar el compromiso en el cumplimiento de las tareas y plazos asignados. Se fomenta además, una constante retroalimentación entre las partes, de manera que se realicen oportunamente los ajustes necesarios para lograr la consecución de los objetivos planteados.

 Algunas actividades necesarias para la asesoría son:

1. Capacitación:

Transmitir a los miembros de la organización los conceptos básicos del o los sistemas a diseñar e implementar. Además de los conceptos, es importante transmitir los beneficios a obtener, las responsabilidades del personal en general y los compromisos con la Calidad, las leyes y el país en general.

2. Diagnóstico:

Dentro de toda organización existen elementos que se han transmitido a través de comunicación verbal o bien alguno otros canales informales. Muchas de estos elementos son rescatables pero requieren ser debidamente documentados y oficializados. Por esta razón se evalúan para determinar cuál es la situación actual de la organización en cuanto a Buenas Prácticas Agrícolas se refiere.

3. Documentar:

Se debe definir los procesos a documentar. Dentro de los procesos se definen también elementos como: entradas, actividades con valor agregado, controles, interacciones y salidas.Para realizar la documentación anterior se han definido previamente los formatos, responsabilidades y canales formales de comunicación.

4. Validación:

Es de suma importancia que los “dueños” de los procesos validen la aplicabilidad de los documentos al quehacer y realidad de la organización. En caso contrario, deben realizarse los ajustes pertinentes para lograr esa congruencia entre lo documentado y lo realizado.

5. Implementación:

Se induce al personal sobre el uso de los documentos y se generan las condiciones para que, a partir de entonces, se realicen las operaciones según las directrices de los documentos.Al hablar de documentos se incluyen: manuales, procedimientos, instrucciones, formularios u otros.

6. Auditoria:

Herramienta fundamental de la Mejora Continua. Con base en sus hallazgos se identifican oportunidades de mejora en el Sistema y se planean y ejecutan las acciones correctivas o preventivas necesarias.

7. Acciones correctivas:

Corregir, no sólo la situación, sino también determinar las causas raíz para erradicar totalmente el incumplimiento o deficiencia.

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