Proceso de Desarrollo e Implementación del Sistema de Gestión de Responsabilidad Social SA 8000

 

1. Diagnóstico (Gap Analisis)

Se desarrollará un diagnóstico (GAP Análisis) con base en los lineamientos establecidos por las normas aplicables con el objetivo de evaluar el nivel de avance de la organización en lo referente a la responsabilidad social e identificar las brechas que deben completarse para cumplir con la norma SA8000:2003. El equipo considera imprescindible rescatar la memoria institucional de la organización, en responsabilidad social, por lo cual se evaluarán las prácticas relacionadas con la responsabilidad social presentes en ese momento.

 

2. Plan de acción

Con base en la información recopilada durante el GAP Análisis se elaborará un plan de implantación. También se definirán los grupos de trabajo y las actividades a desarrollar. Este tipo de actividades se manejan como talleres en conjunto con el personal designado por la organización como responsable de la implantación del Sistema.

 

3. Capacitación

Se desarrolla un paquete de capacitación para asegurar la competencia de los encargados de ejecutar las diferentes actividades requeridas por el Sistema. Este paquete incluye una charla general, curso de documentación, un curso de auditoría interna y una charla de preparación ante la auditoría de certificación, entre otros.

 

4. Documentación

El desarrollo de la documentación consta de tres fases: verificación de los procesos, reingeniería de los procesos y documentación de los procesos.

Para cada fase se utilizarán metodologías orientadas a fomentar la participación del trabajador en el proceso de implantación. Finalmente, se evaluará al trabajador para seleccionar la mejor estrategia de documentación.

• a) Verificación de procesos y procedimientos: siguiendo el plan de implantación (que fue producto del diagnóstico), se cumplen las etapas establecidas. Se establecen prioridades basadas en las necesidades de la organización con el fin de desarrollar un plan de implantación más detallado. Es necesario rescatar la posibilidad de rediseñar procesos y procedimientos, antes de documentarlos. De esta forma se propone una verificación de los mismos con el fin de determinar la forma óptima de desarrollarlos. Para esta actividad se hace necesaria participación de equipos compuestos de colaboradores que actualmente ejecutan los diferentes procesos, ya que ellos saben donde es necesario el mejoramiento tanto en la práctica como en la documentación. Esta verificación se refiere a los procesos operativos de la organización, ya que los procedimientos del Sistema de Responsabilidad Social se verificaron en el Gap análisis.

 

• b) Reingeniería: una vez realizada la verificación de procesos y procedimientos y de acuerdo a su resultado, se procede al análisis y mejoramiento de los mismos, siempre contando con la valiosa colaboración del personal que día a día ejecuta estos procedimientos, con el fin de que sean ellos el principal insumo para la mejora. Se realizarán talleres para impartir una metodología sistemática de análisis y mejoramiento de procedimientos, a los cuales asistirá personal involucrado con la ejecución de los procesos.

 

• c) Desarrollo de documentación: en algunas áreas tendrán que actualizarse los procedimientos para la documentación y en otras habrá que partir de cero, principalmente las que se refieren a los capítulos que la norma pide para sus correspondientes procesos (Ejemplo: Sistema de Responsabilidad Social, auditorias internas, acción correctiva y preventiva, etc.) Durante esta etapa se desarrollarán tres niveles de documentación: Procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos.

 

El desarrollo de la documentación se hará integralmente, verificando la correspondencia con los requisitos establecidos en la norma SA 8000 y en la legislación nacional y convenios de la OIT.

Para desarrollar la documentación se realizarán talleres con los encargados y dueños de procesos. El objetivo es que como resultado de los talleres se obtengan los documentos borradores de los procedimientos del sistema. Dicha actividad, incorporará la posibilidad de desarrollar procedimientos que sirvan para el sistema.

 

5. Implementación del Sistema

Esta actividad se realizará en forma paralela con la actividad de documentación. De acuerdo al orden que se establezca en el plan de acción, a cada proceso que se le desarrolle la documentación, se empezará a implementar la nueva forma de trabajo.

En esta etapa se desarrolla la evaluación de proveedores y subproveedores, tal como lo solicita la norma. Para esto SGE Consultores facilitará el proceso de creación de las herramientas de evaluación y desarrollo de proveedores y subproveedores. Se validarán las herramientas con una muestra representativa de proveedores, pero la implementación para el resto de los proveedores es responsabilidad de la organización.

La implantación se ejecutará por medio de la realización de un programa de capacitación en el sistema y la reproducción de experiencias en los puestos de trabajo. A través de dinámicas y simulacros de las actividades del sistema se pretende lograr la adaptación de los miembros del sistema a los requisitos establecidos en la documentación. Cabe destacar que en esta etapa es muy importante verificar la validez de la documentación y la eficacia para alcanzar los objetivos de responsabilidad social. La metodología incluye técnicas educativas como "aprender haciendo".

 

6. Auditorías

Se facilitará la implantación del sistema de auditoría interna de la organización, dicho proceso incluye la capacitación y entrenamiento de los auditores internos. Así como, las técnicas de investigación de hallazgos y seguimiento. Se acompañará en el desarrollo de la primera auditoría interna y se diseñará el sistema de acción correctiva y preventiva.

Se realizará una auditoría de cumplimiento legal, el la cual es experto verificará el grado de cumplimiento de la empresa con la legislación local y convenio de OIT.

 

7. Revisión gerencial

Se facilitará la ejecución de los procesos de revisión gerencial necesarios para denotar el proceso de mejoramiento continuo en el sistema.

Además, de mantener el equilibrio tan deseado para integrar la temática de responsabilidad social con las estrategias de negocio.