Proceso de Desarrollo e implantación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004
1. Diagnóstico (Gap Analisis)
Se desarrollará un diagnóstico con base en los lineamientos establecidos por las normas aplicables con el objetivo de evaluar el nivel de avance de la empresa en materia ambiental e identificar las brechas con la norma ISO 14001:2004. El equipo considera imprescindible rescatar la memoria institucional de la organización por lo cual se evaluarán las prácticas ambientales presentes en ese momento.
2. Equipo Timón
Con base en la información recopilada durante del Diagnóstico se definen los grupos de trabajo (Equipo Timón, Equipo de Auditores Ambientales) y las actividades a desarrollar. Este tipo de actividades se manejan como talleres en conjunto con el personal designado por la organización como responsable de la implantación del Sistema.
3. Capacitación
Se desarrolla un paquete de capacitación para asegurar la competencia de los encargados de ejecutar las diferentes actividades requeridas por el Sistema (de acuerdo a lo determinado en el Diagnóstico).
Entre los temas que se incluyen en el paquete de capacitación se encuentran:
- Implementación de Sistemas de Gestión Ambiental según la Norma ISO 14001:2004
- Documentación de sistemas de gestión
- Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
- Auditor Interno ISO 14001:2004
4. Documentación
El desarrollo de la documentación consta de tres fases: verificación de los procesos, reingeniería de los procesos y la documentación de los procesos estandarizados. Durante el levantamiento de procesos se describen las prácticas actuales de la organización y se procede al análisis y mejoramiento de los procesos. Para ello se cuenta la valiosa colaboración del personal que día a día ejecuta estos procedimientos, con el fin de que sean ellos el principal insumo para la mejora. Se analizan las prácticas del negocio y se define la mejor práctica para estandarizarla a través de procedimientos e instrucciones. En algunas áreas tendrán que actualizarse los procedimientos para la documentación y en otras habrá que partir de cero. Durante esta etapa se desarrollarán tres niveles de documentación: procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos.
El desarrollo de la documentación se hará integralmente, verificando la correspondencia con los requisitos establecidos en las normas ISO 14001:2004.
Para desarrollar la documentación se realizarán talleres con los encargados y dueños de procesos. El objetivo es que como resultado de los talleres se obtengan los documentos borradores de los procedimientos del sistema. Los documentos generados son aprobados por el Equipo Timón previo a ser implementados en la organización
5. Implementación del Sistema
Esta actividad se realizará en forma paralela con la actividad de documentación. Cada proceso que se le desarrolle la documentación, se empezará a implementar la nueva forma de trabajo.
La implementación se ejecutará por medio de la realización de un programa de capacitación en el sistema y la reproducción de experiencias en los puestos de trabajo. A través de dinámicas y simulacros de las actividades del sistema se pretende lograr la adaptación de los miembros del sistema a los requisitos establecidos en la documentación. Cabe destacar que en esta etapa es muy importante verificar la validez de la documentación y la eficacia para alcanzar los objetivos ambientales. La metodología incluye técnicas educativas como “aprender haciendo”.
6. Auditorías
Se facilitará la implantación del sistema de auditoría interna de la organización. Dicho proceso incluye la capacitación y entrenamiento de los auditores internos. Así como, las técnicas de investigación de hallazgos y seguimiento. Se acompañará en el desarrollo de la primera auditoría interna y se diseñará el sistema de acción correctiva y preventiva. Para el desarrollo del equipo de auditores internos se utiliza la Norma ISO 19011: 2000.
7. Revisión gerencial
Se facilitará la ejecución de los procesos de revisión gerencial necesarios para denotar el proceso de mejoramiento continuo en el sistema. Además, de mantener el equilibrio tan deseado para compatibilizar la temática ambiental con las estrategias de negocio.
