Los 7 pasos de SGE para lograr una buena asesoría

1. Capacitación: Transmitir a los miembros de la organización los conceptos básicos del sistema o los sistemas a diseñar e implementar. Además de los conceptos, es importante transmitir los beneficios a obtener, las responsabilidades del personal en general y los compromisos con la calidad, las leyes y el país en general.

2. Diagnóstico: Dentro de toda organización existen elementos que se han transmitido a través de comunicación verbal o algún otro canal de comunicación informal. Muchas de estos elementos son rescatables pero requieren ser debidamente documentados y oficializados. Por esta razón se evalúan para determinar cuál es la situación actual de la organización en cuanto a buenas prácticas.

3. Documentación: Se deben definir los procesos a documentar. Dentro de los procesos se definen también elementos como: entradas, actividades con valor agregado, controles, interacciones y salidas.

Para realizar la documentación anterior se han definido previamente los formatos, responsabilidades y canales formales de comunicación.

4. Validación: Es de suma importancia que los “dueños” de los procesos validen la aplicabilidad de los documentos al quehacer y realidad de la organización. En caso contrario, deben realizarse los ajustes pertinentes para lograr esa congruencia entre lo documentado y lo realizado.

5. Implementación: Se induce al personal sobre el uso de los documentos y se generan las condiciones para que, a partir de entonces, se realicen las operaciones según las directrices de los mismos. Al hablar de documentos se incluyen: manuales, procedimientos, instrucciones, formularios u otros.

6. Auditoria: Herramienta fundamental de la mejora continua. Con base en sus hallazgos se identifican oportunidades de mejora en el sistema y se planean y ejecutan las acciones correctivas o preventivas necesarias. 

7. Acciones correctivas: Corregir, no sólo la situación, sino también determinar las causas raíz para erradicar totalmente el incumplimiento o deficiencia.